Anwenderbericht: Kreiskliniken Altötting-Burghausen, LabCentre

Dezentrale Blutprodukteverwaltung für volle Transparenz im Labor

In den Kreiskliniken Altötting-Burghausen steuert das Laborinformationssystem (LIS) LabCentre die Laborabläufe als zentrale IT-Lösung an zwei Klinik-Standorten. Ziel war eine durchgängige digitale Abbildung des Laborworkflows und die Ablösung manuell geführter Stationsblutbücher mittels digitaler Blutprodukteverwaltung im LIS. LabCentre läuft heute mit Modulen für Klinische Chemie, Blutbank und Abrechnung an rund 60 Arbeitsplätzen und wird von über 500 Mitarbeitern aus Labor, Pflege, Verwaltung und EDV an zwei Standorten genutzt.

Ziel: maximaler Informationsfluss ohne Medienbrüche

Die Verantwortlichen der Kreiskliniken Altötting-Burghausen hatten zum Ziel, ein möglichst durchgängiges EDV-Konzept mit maximalem Informationsfluss im Labor und auf Station zu schaffen. Neben der Straffung organisatorischer Abläufe sollte die telefonische und persönliche Kommunikation rund um Nachforderungen und sonstige Nachfragen auf ein Minimum reduziert werden. Eine zentrale LIS-Installation mit dezentraler Nutzung über verschiedene Abteilungen und Standorte hinweg war ausschlaggebend für die Zielerreichung.

LabCentre überzeugte die Kliniken auf technischer Seite mit einem Mehrhauskonzept, welches eine einfache Abarbeitung der Laboranforderungen an wechselnden Standorten ermöglicht und gleichzeitig daten- und ausfallsicher ist. Zudem war das System in der Lage, alle Anforderungen eines ISO-zertifizierten Hauses hinsichtlich durchgängiger Dokumentation und Nachvollziehbarkeit abzubilden. „Uns hat insbesondere die hohe Parametrisierbarkeit der Lösung überzeugt“, erläutert Harald Maier, Laborleiter im Klinikum Altötting. „Da LabCentre sehr praxisnah ist, ließ sich die IT vollständig an unsere Abläufe anpassen, nicht umgekehrt. Hinzu kommt, dass LabCentre absolut zuverlässig läuft.“

Laborarbeitsplätze in den Kreiskliniken Altötting-Burghausen - Laborarbeitsplätze in den Kreiskliniken Altötting-Burghausen
Laborarbeitsplätze in den Kreiskliniken Altötting-Burghausen

Kurze Systemeinführung ohne Projektrisiken

Die LabCentre-Systemeinführung verlief schnell und reibungslos. Nach Übernahme der Laborergebnisse und Blutgruppen aus dem Vorgängersystem ELIS wurde die neue Lösung in Betrieb genommen. Als erste der Stationen wurde zunächst die Intensivstation mit einem Arbeitsplatz ausgestattet und die Lager inklusive Istbestand digital in LabCentre abgebildet. Alle Produkteingänge und -ausgänge werden seitdem dezentral am Intensiv-Arbeitsplatz erfasst. Heute arbeiten neben dem Labor alle Stationen und Funktionsabteilungen mit LabCentre.

Besondere technische Projektrisiken gab es keine, denn im Falle eines Betriebs- oder Datenbankausfalls war die Datensicherheit, so wie heute auch im Realbetrieb, jederzeit durch eine zentrale Datensicherung auf den EDV-Servern gegeben. Für die Inbetriebnahme wurden zudem alle Systemadministratoren und Anwender in der neuen Anwendung geschult. „Da wir von einer kleinen auf eine größere Lösung umgestellt haben, verlief die Umstellung problemlos und i-SOLUTIONS Health hat uns jederzeit dabei unterstützt. Das Projekt wurde mit einem umfassenden Pflichtenheft und konstruktiven Abstimmungsterminen in Bochum und Altötting gut vorbereitet“, erinnert sich Harald Maier und ergänzt: „Die Zusammenarbeit war immer äußerst kooperativ und ergebnisorientiert. Besonders unsere individuellen Anwenderwünsche wurden berücksichtigt.“

Digitale Blutprodukteverwaltung als zentrale Aufgabenstellung

Für alle zellulären Blutprodukte wie Erythrozyten-Konzentrate (EK), Thrombozyten-Konzentrate (TK) und Gefrierfrischplasma (FFP) nutzten die Kliniken bereits mithilfe des Altsystems eine nahezu vollständige elektronische Erfassung der Chargendokumentation sowohl produkt- als auch patientenbezogen. Bei den übrigen chargendokumentationspflichtigen Blutprodukten, die nicht immer patientenbezogen ausgegeben werden, wie zum Beispiel Gerinnungsfaktoren, musste die Anwendung der Blutprodukte umständlich mit manuell geführten „Stationsblutbüchern“ dokumentiert und aufwändig von der Apotheke geprüft werden.

Eine Look-Back-Anforderung durch den Blutspendedienst konnte nur unter hohem Aufwand beantwortet werden, indem man die Bücher des angefragten Zeitraums manuell „durchforstet“ hat. Bei Lagerungszeiten von mehreren Monaten oder Jahren einzelner Produkte kam dies einer Mammutaufgabe gleich. Auch die Anforderung aus dem Medizincontrolling, alle Aufwendungen, auch die der Blutprodukte, fallbezogen tagesgenau zu übermitteln, war mit dem Altsystem schlicht nicht möglich. „Wir beschlossen daher die vorhandene, in erster Linie für die Verwaltung der EK entwickelte, LabCentre Blutbanklösung auch für die restlichen Blutprodukte zu verwenden und die Verabreichung dezentral patienten- und anwendungsbezogen in Echtzeit zu dokumentieren“, erläutert Harald Maier den Lösungsansatz. „Dafür haben wir die Ausgabe der Blutprodukte mit Pseudoleistungsziffern versehen, so dass jede Anwendung sofort beim Übertagen der Leistungsdaten entsprechend mit übermittelt wird.“

Einfache und sichere Dokumentation aller Blutprodukte - Einfache und sichere Dokumentation aller Blutprodukte
Einfache und sichere Dokumentation aller Blutprodukte

Vollständige Transparenz über alle Blutprodukte

Die Kliniken Altötting-Burghausen ziehen aus ihrer dezentralen LIS-Lösung heute einen vielfachen Nutzen. Im Mittelpunkt steht die sichere Dokumentation aller Blutprodukte durch einfaches Scannen und sofortige Erfassung der jeweiligen Anwendung mit gleichzeitiger Zuweisung zum Patienten. Der Eingang und die Ausgabe von Blutprodukten werden dadurch völlig transparent, was einen kompletten Überblick über die Lager ermöglicht - auch auf den Stationen. Der Bestand ist so jederzeit in Echtzeit einsehbar, was den Bestellprozess wesentlich vereinfacht.

Alle dokumentationspflichtigen Blutprodukte sind heute in einem System erfasst und die frühere aufwändige Recherche in verschiedenen EDV-Systemen (Labor, Apotheke, KIS etc.) oder in manuellen Blutbüchern entfällt. Damit ist auch ein Look-Back jederzeit produkt- und patientenbezogen möglich. Dies führt dazu, dass die Lösung eine vollständige Leistungserfassung der OPS-Codes im Rahmen der DRGs sowie die Erfassung aller Zusatzentgelte (z.B. bestrahlt, gewaschen, extern gekreuzt etc.) ermöglicht. Alle Kosten und Leistungen werden in Echtzeit über das KIS an das Medizincontrolling übermittelt. Nicht zuletzt verfügen die behandelnden Ärzte auf Station über eine maximale Transparenz und Informationsfülle zum Umfang der Behandlung mit Blutprodukten gemäß Hämotherapie-Richtlinien.

Alles in einer Lösung, Statistik inklusive

LabCentre bildet alle Arbeitsbereiche in einer Lösung ab. So ist ein einheitliches Handling für Aufträge aus den Modulen Blutbank und Klinische Chemie gewährleistet. Hinzu kommt ein extrem leistungsfähiges Statistiktool. Auf der Anwenderseite findet die durchgängige Routinebearbeitung aus einer Maske sowie der hohe Informationsgehalt, der durch verschiedene Symbole und farbliche Markierungen wie beispielsweise „validiert“, „gedruckt“, „geändert“, „telefoniert“ etc. unterstützt wird, sehr großen Zuspruch. Die Anwenderakzeptanz war dadurch von Anfang an sehr hoch.

Einfacher Datenaustausch mit dem KIS

LabCentre tauscht alle relevanten Informationen wie Laborbefunde und -leistungen per Schnittstelle automatisch mit dem bestehenden KIS aus. Die Erstellung der Laborrechnungen erfolgt direkt im LIS mit anschließender Übergabe der Rechnungsdaten an die Buchhaltung. Zudem sind zahlreiche Geräte und Subsysteme, wie das POCT, eine Lösung für die Notambulanz sowie rund 20 Labor-Analyser an LabCentre angebunden.

Volle Transparenz über die Lager - auch auf Station - Volle Transparenz über die Lager - auch auf Station
Volle Transparenz über die Lager - auch auf Station

Optimale Laborroutine für Mitarbeiter und Patienten

Unmittelbar nach dem Realbetrieb der neuen Lösung sahen die Kliniken die Workflows rund um die Laborroutine wesentlich verbessert. Da die Ausgabe der Blutprodukte nicht mehr auf Papier, sondern elektronisch in LabCentre erfolgte, war die Einsicht in den Warenbestand von Beginn an jederzeit gegeben. Heute verfügt das Klinikum über eine standortübergreifende Probenlogistik mit nahtlosem elektronischen Informationsfluss. Die Abarbeitungsgeschwindigkeit ist hoch, da die Proben jederzeit an beiden Standorten über die Laborgeräte bearbeitet werden können.

Die Mitarbeiter profitieren zudem von maximaler Information und Zeitersparnis durch Vermeidung von telefonischen Nachfragen. Hinzu kommt eine höhere Sicherheit der Laborergebnisse durch die stringente Validierung im System. Valide Laborwerte erhöhen die Patientensicherheit und ermöglichen ein besseres Handling der Blutprodukte. Patienten erfahren eine schnellere Diagnostik und erhalten eine übersichtliche Darstellung der Befunde. Auch in Sachen Wirtschaftlichkeit konnte LabCentre punkten. Das Controlling profitiert von der Laborstatistik, die eine bessere Steuerung der Ausgaben und eine zeitnahe Abrechnung aller erbrachten Leistungen ermöglicht. Übersichtlichere Bestandsanalysen helfen, einen Verfall von dokumentationspflichtigen Blutprodukten zu vermeiden.


Ausblick

Langfristig planen die Kliniken eine Fremdlaboranbindung zur Zusammenarbeit mit anderen Gesundheitsdienstleistern, um Fremdanforderungen und -befunde in das eigene Laborsystem zu integrieren. Auch die Statistikfunktionen sollen mittels LabCentre Analytics ausgebaut werden, um weitergehende betriebswirtschaftliche Auswertungen und Analysen für die wirtschaftliche Steuerung zu ermöglichen.

Kreiskliniken Altötting-Burghausen

Die Kreiskliniken Altötting-Burghausen sind ein Kommunalunternehmen des Landkreises Altötting, akademisches Lehrkrankenhaus der LMU München und Mitglied im CLINOTEL Krankenhausverbund. Seit 2012 werden sie im bayerischen Krankenhausplan als ein Unternehmen mit zwei Standorten geführt. Mit dem Zusammenschluss der Kliniken Altötting und Burghausen entstand der größte und leistungsstärkste Gesundheitsversorger der Region Inn-Salzach. Als Anstalt des öffentlichen Rechts leisten die Kreiskliniken einen wichtigen Beitrag zur medizinischen Versorgung der Region und über die Landkreisgrenzen hinaus.

www.diekreiskliniken.de

„Uns hat insbesondere die hohe Parametrisierbarkeit der Lösung überzeugt. Da LabCentre sehr praxisnah ist, ließ sich die IT vollständig an unsere Abläufe anpassen, nicht umgekehrt. Hinzu kommt, dass LabCentre absolut zuverlässig läuft.“

Harald Maier, Laborleiter im Klinikum Altötting

Anwenderbericht Kreiskliniken Altötting-Burghausen

Fast Fact

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